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採用通知書・内定通知書の書き方｜文例・テンプレートつき

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採用通知書・内定通知書の書き方｜文例つき

採用通知書・内定通知書の案内は、応募に対するお礼の言葉を述べるとともに、選考の結果をはっきり簡潔に伝えることが大切です。書類の提出など、入社までに必要な手順も忘れずに書きましょう。

ここでは、採用通知書・内定通知書の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、通知の手紙を書くときの参考にしてくださいね。

採用通知書・内定通知書のマナー

まずは、採用通知書・内定通知書を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

採用通知書を送る時期

最終面接で合格した応募者には、まずは電話やメールで内定を通知するのが一般的です。そのあとは、なるべく早く内定通知書を送りましょう。内定の連絡のあと、企業側から何のアクションもなければ、応募者は心配します。

また、内定通知を兼ねて、入社に関する必要書類の提出を依頼する場合は、提出期日の1ヶ月前には内定者の手元に届くようにしましょう。身元保証書など第三者の署名・捺印が必要な場合、遠方に住む親戚や身内の人にお願いしなければならない可能性があります。余裕をもって対応できるよう配慮すると親切です。

別記を用いる

入社に際して必要な書類や提出期日を文中に書き込むと、読み手にとって非常に読みにくい文面になってしまいます。入社承諾書や卒業証明書などの必要書類は、別記に箇条書きでまとめて明記するようにしましょう。一般的に準備を依頼する書類は以下の6点です。

  • 入社承諾書
  • 誓約書
  • 身元保証書
  • 卒業証明書
  • 成績証明書
  • 健康診断書

会社によっては、内定通知書を送るタイミングでは、入社承諾書・誓約書・身元保証書を準備してもらい、入社日に卒業証明書・成績証明書・健康診断書の提出を依頼する場合もあります。会社の方針に従って文面を作成しましょう。

採用通知書・内定通知書の書き方

つづいては、採用通知書・内定通知書の基本構成についてご紹介します。通知状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

採用通知書・内定通知書の書き方

  1. 日付：採用通知書の発送年月日を和暦で書きます。算用数字を用いて、右に寄せて書きましょう。
  2. 宛名：内定を獲得した学生や中途採用者の氏名を明記します。書き間違いに注意しましょう。
  3. 差出人：採用通知書を差し出す人の会社名・部署名（人事部）を書くのが一般的です。代表者の名前で手紙を送る場合は「代表取締役　〇〇〇〇」と役職名・氏名をフルネームで書きましょう。会社によっては社判を押す場合もあります。
  4. 件名：文書のタイトルを明記します。書面の左右中央に少し大きめの字で「採用内定のご通知」などと簡潔に書き記します。
  5. 前文：前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」の順番に形式に従って書き出します。採用通知書では、時候の挨拶を省略することが一般的です。
  6. 主文：主文では「応募に対するお礼の言葉」「内定の通知」「入社までに必要な手続き」を明記します。詳細はまとめて別記に記載しましょう。
  7. 末文：末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語（敬具）」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。
  8. 別記：同封した書類がある場合、入社までに必要な手続きの詳細、問い合わせ先などを箇条書きでまとめます。別記に書く前に、書面の左右中央に「記」、書き終えたところで右詰めで「以上」と書きます。

採用通知書・内定通知書の文例

採用通知書・内定通知書の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人事部
　　　　　　　　　　　　　　　　　採用内定のご通知
拝啓　貴殿におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
　このたびは、弊社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。厳正な選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ご連絡申し上げます。
　つきましては、下記の書類を同封いたしましたので、ご確認の上、署名・捺印し、期日までに同封の返信用封筒にてご返送ください。
　まずは取り急ぎ、採用内定のご通知を申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
　　１．同封書類　　　　　入社承諾書
　　　　　　　　　　　　　入社誓約書
　　　　　　　　　　　　　身元保証書
　　　　　　　　　　　　　返信用封筒
　　２．書類提出期限　　　平成〇〇年〇月〇日（〇）必着
ご不明な点がありましたら人事部（〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇〇）の担当〇〇までお問い合せください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

主文では最初に、内定者へ応募に対するお礼の言葉を述べましょう。入社までに必要な手順も忘れず書き、簡潔にまとめることが大切です。

文例2

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　採用内定のご通知
拝啓　貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。このたびは、弊社入社試験にご応募いただきましてありがとうございました。
　さて、厳正な選考の結果、貴殿は平成〇年度採用社員として内定いたしましたので、ご連絡申し上げます。
　つきましては、同封の必要書類に記入、署名・捺印の上、〇月〇日までにご来社くださいますようお願いいたします。
　まずは取り急ぎ、採用内定のご通知まで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
　　１．同封書類　　　　　　　　入社承諾書
　　　　　　　　　　　　　　　　誓約書
　　　　　　　　　　　　　　　　身元保証書
　　２．提出期限　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日（〇）
　　３．来社時に持参するもの　　印鑑
ご不明な点がありましたら人事部（〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇〇）の担当〇〇までお問い合せください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

前置きは手短にして、選考の結果をはっきり伝えましょう。来社の際に必要書類を持参してほしいときは、その旨も明記します。疑問点などがあったときに確認できるよう、問い合わせ先についても記載しておくと親切です。

採用通知書・内定通知書のテンプレート

さいごに、上記の文例のテンプレートをご紹介します。必要に応じて修正して使用してくださいね。

テンプレート1

採用通知書・内定通知書のテンプレート

上図は

採用通知書・内定通知書のテンプレート1 Icon
採用通知書・内定通知書のテンプレート1 14.02 KB

をクリックすればダウンロードできます。

テンプレート2

採用通知書・内定通知書のテンプレート

上図は

採用通知書・内定通知書のテンプレート2 Icon
採用通知書・内定通知書のテンプレート2 13.94 KB

をクリックすればダウンロードできます。

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