締め切り遅れのお詫びメールの文例

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締め切り遅れのお詫びメールの文例

本社から各営業所に「今期の売上予測と今後の事業計画を〇月〇日までに提出するように」という通達が出された場合、必ずその日には書類を提出しなければなりません。社外の取引先だけでなく、社内での命令であっても、使用する資料が期日までに出来上がらないと、会社全体として事業計画の見直しや収支予測を検討する会議に間に合わなくなってしまいます。

また、締め切りに追われる仕事として、業務委託や事務代行など業務契約書によって仕事を請け負っている場合にも、決められた締め切り日は守らなければなりません。委託業や代行業で仕事を請け負っている場合、依頼者との納期限を守ることは基本であり、やむなく遅れる事態が発生した場合は依頼者に連絡をして、了承を得るようにお詫びしましょう。お互いの信頼関係にヒビが入るような事はしたくないものです。

締めきりに遅れるとわかった時には、出来る限り早く連絡してお詫びし、早急に仕上げる努力をする事と、代替え案や意見があればお互いの考えを話し合いましょう。

締め切り遅れのお詫びメールの書き方・マナー

書類提出期限に遅れることがわかった時には、早急に電話で直接連絡してお詫びしましょう。その上で現状について、お詫びメールでも遅れている理由を伝え、最善の努力をすることと大幅に遅延する場合は、相手に指示を仰ぐことも大切になります。パソコンの故障や元資料の不備などによって、どのように対応しようか迷いのある場合なども正直に話して、お詫びしたうえで指示を仰ぐようにしましょう。

早めの連絡を心がけよう

社内で一斉に資料提出を指示され、締め切り日が決まっている時に、資料の作成に手間取ったりして提出期限に間に合いそうにないとわかった時は、速やかに指示された上司に連絡をしなければなりません。

締めきり遅れの連絡をすることで、「怒られるのではないか」「評価が下がってしまうのではないか」とズルズルと連絡を伸ばしていると、締めきり当日になって「明日まで待ってほしい」とか「提出日を間違えていました」などと保身の為の言い訳をすることになってしまいます。それこそが何より相手に迷惑をかけてしまいます。

遅れることが分かった時点で、正直に連絡してお詫びすることが責任ある行動です。まずは電話で現状を伝えて謝罪し、あとどの程度の時間が必要となるのかを伝えて全力を尽くして資料作成している事を連絡します。その後に、改めてメールで共通の情報としてお詫びメールを送りましょう。

機材の故障や体調不調が原因で締切に遅れる場合の対処法

パソコンなど機材の故障や、インフルエンザなど体調不調で仕事を休まなければならなくなったなどが原因となって締切日の提出に遅れてしまうことも考えられます。このような時は、間に合わない可能性が出た時点で、まずは現状の連絡を入れましょう。

代替えの機材で対応したり、部下や同僚に資料作成を変わってもらうなどの対策をとって上司に報告し、お詫びしたうえで了承と指示を仰ぎましょう。

締め切り遅れのお詫びメールの文例

やむを得ない理由がない限りは、遅れている理由をあれやこれや書いたところで、言い訳や保身として伝わってしまいます。せっかくのお詫びメールが台無しにならないように、遅れは遅れとして真摯に謝罪するようにしましょう。二度と同じ間違いをしないことが、一番のお詫びのお返しになります。

締め切り遅れのお詫びメールの文例(社内宛て)

件名:提出資料作成が遅れております

〇〇部長

お疲れ様です。名古屋営業所の△△です。

〇月〇日提出期日の「売上予測と事業計画」ですが、
書類作成が遅れており締切日までにお届けできない状況にあります。

準備に手間取ってしまった私の手落ちであることを反省し、
全力で間に合わせるべき努力しておりますが、現実的には難しい見通しです。

本来は印刷してお送りすべき書類ですが、出来次第、
メール添付にて提出させていただきますことをお許しください。

お手間をお掛けしてしまい大変恐縮ですが、
ご印刷頂きますようお願い申し上げます。

〇日の本社会議には、必ず本書を持参致します。
私の力不足でご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

二度と締め切りに遅れる事のないよう努めて参りますので
お取り計らいくださいますよう宜しくお願い申し上げます。

名古屋営業所 △△

保身や責任回避と取られるような言い訳は、相手を不快にさせてしまいます。自分の評価を下げてしまうので、責任は責任として正直にお詫びしましょう。

締め切り遅れのお詫びメールの文例(社外宛て)

件名:締め切り遅延のお詫び

株式会社〇〇〇〇
経理部 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

資料受け取りから〇日でお届けすべき
会計ソフトの入力と経理書類の整理ですが、
期日に間に合わない現状です。

使用しておりますパソコンに不具合が生じてしまい、大至急調べてもらったところ、
内部のクリーンアップと再設定が必要と診断されました。

幸いなことにデータに支障をきたすこと無く復旧できるとの事ですが、
業者に一晩預けることとなりました。

パソコンの不具合とはいえ、
ご迷惑をお掛けすることを深くお詫び申し上げます。

今後は、事務機器の整備を含め、
より一層の仕事の効率を図って参りますので
どうぞご容赦くださいませ。

なお、〇日遅れでデータをお送りできるものと考えております。

改めてこの度の締め切り遅れを謝罪しますと共に
ご迷惑お掛けいたしますことを深くお詫び申し上げます。

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署名
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違う言い回しの文例を探したい方は以下のお詫びメールも参考にしてくださいね。

締めきりや納期は相手先との約束です。締め切りに間に合わないことに対して、言い訳は一切せずに誠意を持って謝罪しましょう。致し方ない事情があったとしても、押し付けがましい言い方や責任回避する言い方は、良い印象を与えません。まずは、電話でお詫びしてから、改めてメールすることで双方に共通した内容が残ります。また、電話が通じなかった場合は、後で掛け直すよりメールで謝罪して置くと、その後の電話でもイメージが良くなります。

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