注文書の催促メールの文例（社内・社外）

注文書の送付依頼のメールを送ったのに数日経過しても到着しないばかりか、依頼メールに対する連絡もないときは、催促するメールを送って送付手続きを促しましょう。ただし、先方を責めるような書き方をするのはマナー違反のため注意しなくてはなりません。

ここでは、注文書の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。社外や社内に宛てる場合の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

注文書の催促メールの書き方・マナー

まずは、注文書の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。注文書の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：【再送】注文書送付のお願い
• 件名：【要返信】注文書の件
• 件名：【ご確認】注文書について

２．注文書の催促メールには丁寧な言葉を用いる

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて注文書依頼メールの内容を確認をしてくれたか、確かめましょう。このとき、相手の返信が滞っていることに対して直接的な表現で触れるのはタブーです。「まだ届いていないのですが」「遅れているようですが」といった書き方は避け、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。

• 先日お願い致しました商品〇〇の注文書ですが、未着の為ご連絡致しました。未発送の場合は、至急ご発送頂けますよう宜しくお願い致します。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご対応頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

上記の例文のように「お忙しいところ大変恐縮ですが」「大変失礼とは存じますが」「誠に勝手を申しますが」といった丁寧な前置きを記すことにより、同じ催促メールでも相手の受け取り方は大きく変わります。命令口調の印象を与えないよう必ず前置きを明記しましょう。

３．注文書の詳細を再度記載する

もしかすると以前送った注文書送付の依頼メールが相手に届いていない、もしくは迷惑メールフォルダに入っており確認できていなかった…そんな可能性もゼロではありません。

そのため、催促メールには注文に関する詳細を改めて記載しておくと親切ですし、なによりもその後の先方の手続きがスムーズです。注文書の詳細は、以前送付した内容をコピーして貼り付けてもいいですし、メールをそのまま転送してもよいでしょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

• なお、本メールと行き違いでご送付いただいておりましたときは、何卒ご容赦ください。
• 本メールと行き違いで注文書をご送付いただいた際には、何卒ご容赦ください。

注文書の催促メールの文例

つづいては、注文書の催促メールの文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

注文書の催促メールの文例（社内）

注文書催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 注文書未着の報告
• 注文書送付のお願い
• 注文書内容の詳細
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

催促メールを書くときは「遅い」「どうなっているんだ？」などという直接的な表現は避けるのがマナー。相手の対応の遅れや失念に対しては触れず、柔らかみのある言い回しで注文書送付を催促するよう心がけましょう。また返信期限をしっかり伝え、それまでに返事を頂けるようお願いしましょう。行き違いがあったときのためにお詫びの言葉も記載するべきです。