バーベキューの案内メールの文例集

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バーベキューの案内メールの文例集

仕事の関係者を招いてバーベキューを開催することが決まったら、案内メールを送って参加を促しましょう。

案内メールには開催場所や日時、会費の有無はもちろん、出欠の返信方法を明記するなど、多くの情報を盛り込まなければなりません。

ここでは、バーベキューの案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

バーベキューの案内メールの書き方・マナー

まずは、バーベキューの案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

案内メールを送るタイミング

バーベキュー開催の案内メールは、早めに送信するのが基本です。多くの場合、週末の土曜か日曜に催すと思いますが、バーベキューシーズンは会場の確保や予約が困難であり、社員の都合も考えないといけないため、1カ月前には参加予定者に知らせておき、早めに段取りすることが重要です。

バーベキューの詳細は箇条書きにしよう

バーベキューの詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。最低限記載する項目のポイントは下記のとおりです。

  • 日時:月日・曜日・時間
  • 会場:開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
  • 住所:書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
  • 会費:税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません
  • 天候:雨天でも決行するのか、中止になるのかを明記しておきます

参加するかを決めるうえで必要な情報は漏れなく記載しておきましょう。

返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールにバーベキューの詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しましょう。返信期日を設けずに送ったメールは、返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の1週間〜10日前としておきましょう。

バーベキューの案内メールの文例集

つづいては、バーベキューの案内メールの文例を紹介します。

バーベキューの案内メールの文例(社内)

件名:社内レクリエーションのご案内

社員の皆様

お疲れ様です。総務部の△△です。

社員間の親睦を図ることを目的として
下記の日程でバーベキューを開催いたします。

社員のご家族の方々も是非とも
ご参加頂きますようお願い致します。

■バーベキューの詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)午前〇時~午後〇時
集合場所:JR〇〇線〇〇駅 中央改札
会場:〇〇公園(〇〇市〇〇町〇-〇-〇)
会費:4,000円(ご家族は無料です)※会費は事前に集金します
※雨天の場合は中止となります

ご不明な点やご質問のある方は
幹事の△△までお気軽にお問い合わせください。

なお、出欠に関するお返事は〇月〇日(〇)迄に
当アドレスまでご返信頂きますよう宜しくお願い致します。

皆様どうぞ奮ってご参加くださいますよう
よろしくお願い致します。

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署名
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書き方のポイント:業務外のお知らせメールについては、堅苦しい印象を与えないよう柔らかみのある文面にまとめるのが基本です。社内レクリエーションの一環でバーベキューを開催する場合、社員の家族は参加してもよいのか、またその際の会費はどうなるのかを分かりやすく明記しておきましょう。

バーベキューの案内メールの文例(社外)

件名:懇親会のお知らせ

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△です。

さてこの度、お取引先の皆様方をお招きして
バーベキューを開催させて頂くこととなりました。

皆様の親睦を更に深める交流会も兼ねておりますので
奮ってご参加頂きますようお願い申し上げます。

詳細は以下の通りです。

■バーベキューの詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)午前〇時~午後〇時
集合場所:JR〇〇線〇〇駅 中央改札
会場:〇〇臨海公園(〇〇市〇〇町〇-〇-〇)
会費:無料
※雨天の場合は中止となります

ご不明な点やご質問のある方は
幹事の△△までお気軽にお問い合わせください。

なお、出欠に関するお返事は〇月〇日(〇)迄に
当アドレスまでご返信頂きますよう宜しくお願い致します。

====================
署名
====================

書き方のポイント:メール本文の冒頭でバーベキューを開催する目的について書き記し、参加を促すことが大切です。会費を徴収する場合は、金額と集金方法についても明記するなど、参加者に全ての詳細が伝わる書き方にまとめることを心がけましょう。

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